Secrétaire bureautique multimédia

La (le) secrétaire bureautique multimédia assure des fonctions d’accueil, de secrétariat et d’assistance à sa hiérarchie en utilisant les outils de bureautique pour réaliser tout type de documents. Elle (il) participe à la mise en œuvre des techniques de communication de l’entreprise, en tirant profit des nouvelles technologies de l’information et de la communication, pour préparer les présentations multimédias, organiser des rendez-vous par vidéo-conférence, entre collaborateurs, clients ou fournisseurs, met à jour les sites web et prend en charge la diffusion de newsletters. La (le) secrétaire bureautique multimédia est capable de travailler en externalisant son poste, dans le cadre d’un service de télé-travail ou d’un télésecrétariat à part entière, en tant que free-lance. Elle (il) travaille dans les services administratifs et de secrétariat d’entreprise quel que soit le secteur professionnel avec des matériels micro-informatiques en réseau et utilise l’ensemble des moyens de communication (informatique, internet/intranet/extranet, téléphone). Elle (il) intervient sur la chaîne de transmission, de traitement et de suivi des documents et de l’information dans l’entreprise. Sous la responsabilité d’un chef de service ou directeur de structure, elle (il) travaille en lien avec les clients et les fournisseurs internes et externes à son organisation. Les postes occupés nécessitent autonomie et sens des responsabilités. Le secrétaire bureautique multimédia exerce les principales activités suivantes : Activité 1 : Accueille, renseigne et oriente tout interlocuteur, visiteur, client, salarié, ou fournisseur. Activité 2 : Organise son environnement fonctionnel et multimédia pour produire tout document. Activité 3 : Assure le traitement et le suivi des informations. Activité 4 : Participe à la mise en œuvre des techniques de communication de l’entreprise.

COMPETENCES OU CAPACITES ATTESTEES - accueillir et orienter le public : clients, partenaires, personnels de l'entreprise - présenter l’entreprise ou ses produits - participer à des communications orales courantes en français et en anglais - assurer le fonctionnement optimum de son environnement bureautique et multimédia - rédiger et/ou saisir les courriers et publipostage de l’entreprise - réaliser des documents en utilisant les logiciels de bureautique suivants : traitement de texte, tableur, présentation, bases de données… - réaliser des pages web en utilisant les logiciels multimédias - assurer le recueil, le traitement des informations à communiquer aux différents interlocuteurs de l'entreprise : fournisseurs, clients, prestataires, partenaires - organiser les données, les classer, les répertorier et assurer leur conservation - transmettre les informations aux différents services en utilisant les moyens d'informations adaptés : Internet, messagerie, fax, téléphone - organiser et gérer la diffusion de l’information dans l'entreprise - utiliser les différentes applications spécifiques à l'entreprise (logiciels de gestion, bases de données, outils d’aide à la décision) et fait évoluer les contenus - tenir à jour et gérer les agendas professionnels électroniques - rendre compte de son activité - gérer les commandes du service bureautique et des autres services - participer à la communication multimédia de l'entreprise. - participer à l’organisation de vidéo-conférences - mettre à jour le site web de l’entreprise en utilisant le back-office dédié. - organiser son poste de travail de façon externalisée en télétravail