MAITRISE DES TECHNIQUES DE SECRÉTARIAT DE DIRECTION Capacité à bien s'entendre avec le dirigeant assisté (organisation, définition des priorités, gestion du planning…). Capacité à rédiger et à être synthétique pour aller à l’essentiel. Capacité à mettre en place des documents servant de base de communication (bible interne). Bonne maîtrise de l’écrit (courriers, notes, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux, tableaux de bord…) : fond et forme bien traités. Capacité à maîtriser l’organisation de l’assistanat de la direction affaires internationales et les relations internes/externes (salons, congrès, conférences, réunions, accueil de partenaires ou clients étrangers…). Répondre aux questions des partenaires et entités proches du siège. Aptitude à structurer et à rédiger. Capacité à mettre en place une organisation de classement et d’archivage (papier et numérique) et à les faire vivre en lui suivant et en intégrant des mesures correctrices si besoin est. MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES ET DE COMMUNICATION Capacité à utiliser internet comme base de recherche : consulter les sites adéquats et utiliser les informations convenablement (impression, liens…). Maîtrise des moteurs de recherche et de la capacité à établir une recherche systématique. Maîtrise des outils de communication (e-mail). Maîtrise de l’utilisation du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint…), sens de la présentation et de la rapidité d’exécution. La maîtrise de ces outils doit être confirmée par la rapidité de traitement et une excellente présentation de l'ensemble des documents ainsi que la bonne gestion de sauvegarde et d'archivage. ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION INTERNATIONALE Capacité d’organisation (gestion du temps et des priorités). Gérer la logistique des déplacements professionnels et des événements. Aptitude à la coordination. ORGANISATION D'EVENEMENTS Mise en place de tous les éléments (actions et documents) de la logistique d’un événement (salon, foire à l'étranger, conférences, réunions internationales…) à organiser (en français, en anglais, voire en une autre langue étrangère). Capacité d’accueil des partenaires étrangers. COMMUNICATION EN INTERNE ET EN EXTERNE Gérer la communication interne et externe (écrite et orale en anglais) de la direction affaires internationales. Bonne qualité de communication téléphonique (oral en anglais). Aptitude à présenter les actions en cours de l’entreprise sans se déconcentrer. Capacité à synthétiser, à présenter son action, à l’argumenter. Capacité à s’exprimer clairement devant un auditoire, à structurer sa pensée, à répondre aux objections et aux questions techniques. Capacité à établir des tableaux de reporting et à bien communiquer avec les commmerciaux. MAITRISE DES TECHNIQUES QUE TRAITE LE DIRIGEANT AFFAIRES INTERNATIONALES : MARKETING, COMMERCIALES, FINANCES, LOGISTIQUES INTERNATIONALES Aptitude à rechercher les informations demandées par les directeurs affaires internationales (marchés, pays, statistiques, salons, ambassades, missions économiques, douane,…). Répondre aux demandes des partenaires, des clients, des fournisseurs, des intervenants de la chaîne logistique, intermédiaires divers. Maîtriser la relation commerciale et connaître les techniques internationales mises en œuvre (paiements internationaux, garanties de paiements, cautions…). Capacité à gérer l’administration et le suivi des dossiers des affaires commerciales internationales (internes (interservices) et avec filiales, agents, distributeurs, franchisés, licenciés…). Connaître et utiliser les Incoterms 2000 (International Commercial Terms) dans les traitements des dossiers et les négociations au téléphone (litige, questions…). Organiser et gérer le suivi des relations avec les banques, prestataires, assurances. Traiter les litiges en français et en anglais. Maîtriser les liens qui unissent la maison-mère, filiales, agents indépendants, distributeurs, franchisés… Maîtrise de toutes les compétences techniques internationales et capacité à les mettre en œuvre en entreprise en fonction des besoins. LES COMPÉTENCES TRANSVERSALES : Maîtrise de l’anglais à l'écrit et lors des négociations (au téléphone, lors de l’accueil de partenaires étrangers…). GESTION D'UN PROJET PROFESSIONNEL PERSONNALISÉ INSCRIT DANS LA RÉALISATION D'UN STAGE EN ENTREPRISE ET DANS LES TRAVAUX DE RECHERCHE D'UN EMPLOI D'ASSISTANT DE DIRECTION À L'INTERNATIONAL Capacité à présenter les actions réalisées lors du stage en entreprise aussi bien à l'écrit qu'à l'oral, à structurer le rapport de stage, en insérant des annexes qui prouvent l’activité développée en tant qu'assistant de direction à l'international (documents réalisés, missions menées à bien…). Capacité à présenter devant un auditoire le travail effectué et répondre aux questions critiques. Capacités à développer toutes les activités professionnelles vécues et les actions en vue de retrouver un emploi dans le métier visé Assistant de direction à l’international. Savoir formuler la présentation de la gestion de projet professionnel et présenter une action soutenue (nombre de lettres adressées, de mails, de téléphones, de salons visités, de rendez-vous pris…) au travers de tableaux de bord et de présentation de fichiers d’entreprises. Capacité à rechercher les entreprises du secteur visé (sites, coordonnées, informations sur les recrutements…) pour obtenir un contrat d'embauche. LES QUALITÉS PERSONNELLES À DÉVELOPPER Aptitude à la synthèse et à la restitution d'informations Capacités relationnelles Capacité à être apprécié positivement par le milieu professionnel Savoir garder confidentielles les informations Sensibilisation aux enjeux stratégiques de l'entreprise Capacité à être créatif et innovant dans sa fonction Aptitude à faire passer ses idées Développer l’esprit d’équipe TRAITEMENT DES OPÉRATIONS LIÉES AU MÉTIER ASSISTANT(E) DE DIRECTION AFFAIRES INTERNATIONALES 1° Secrétariat-assistanat de direction 2° Gestion des priorités et des plannings 3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…) Exemples de travaux développés pour mesurer les capacités : A ) Études de cas : 1° Secrétariat-assistanat de direction Capacité à faire un mailng aux invités d'un forum. Aptitude à gére l'ensemble du forum avec tous les documents de promotion liés. 2° Gestion des priorités et des plannings Capacité à traiter toute l'organisation d'une participation à un salon international. Maîtriser la communication liée à ce salon. 3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…) Capacité à réaliser une campagne média pour promouvoir une action de l'entreprise B) Mises en situation professionnelle 1° Secrétariat-assistanat de direction Aptitude à l'ccueil de partenaires étrangers (en anglais) Capacité à présenter les activités de l'entreprise (en anglais) 2° Gestion des priorités et des plannings Etre capable de gérer le planning d'une journée très chargée avec de multiples contretemps 3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…) Réalisation d'une offre commerciale internationale : conception par les commerciaux export et réalisation du document par l'assistant(e) de direction). C) Travail en équipe 1° Secrétariat-assistanat de direction Etre capable de réaliser un stand groupé dans une foire internationale. 2° Gestion des priorités et des plannings Capacité à mettre en place un fichier d'entreprises d'un secteur donné afin d'effectuer un mailing pour la recherche d'empoi. 3° Traitement des opérations internationales d'une direction affaires internationales (marketing, commerciales, communication…) Etre capable de réaliser une brochure de présentation des produits de l'entreprise en anglais.