Secrétaire médical(e)

Le métier de secrétaire médical s’exerce dans le secteur médical et médico-social. La fonction peut être différente d’une structure à l’autre selon les besoins et l’activité spécifique au lieu d’exercice. Elle vise à assurer l’interface entre les divers professionnels de la structure médicale et le patient ou les usagers ainsi qu’avec les autres structures impliquées dans le parcours de santé du patient. Les principales fonctions du secrétaire médical couvrent deux grandes catégories d’activités : - La communication avec et autour du patient et ses accompagnants, tant d’un point de vue relationnel qu’au regard de l’information à traiter, transmettre et diffuser – qu’elle soit médicale ou administrative. - L’organisation générale, qu’il s’agisse de celle de la structure, de l’ajustement de sa propre activité et de sa contribution à l'évolution des process.

Les capacités attestées :      Communication autour du patient -  Assurer un accueil téléphonique ou physique adapté pour faire entrer le patient dans un processus cohérent de prise en charge humaine, administrative, financière et médicale, -  Désamorcer une situation relationnelle sensible pour régler le problème rencontré et (r)établir une relation de sérénité et de confiance, -  Assurer l’exactitude du dossier patient lors de sa constitution (identito-vigilance) et sa conformité à la règlementation de la santé pour une traçabilité optimale du parcours de santé, -  Dactylographier un document numérique dans un délai imparti pour formaliser l’information, -  Transcrire sous Word un compte-rendu d’examen, de consultation ou d’intervention pour une diffusion rapide et précise des informations auprès des professionnels concernés, -  Choisir et adapter les documents administratifs existants pour assurer la communication à destination d’interlocuteurs externes ou internes (laboratoires, confrères, institutions médicales, autre service interne, etc.), -  Analyser l’information reçue pour la diffuser aux acteurs concernés du parcours de santé en fonction de leurs prérogatives, -  Transmettre l’information produite par la structure aux acteurs externes (au service ou à la structure elle-même) pour assurer la cohérence globale du parcours de santé, -  Faire vivre le dossier patient pour garantir l’actualité des informations médicales et administratives, -  Transmettre le dossier patient en respectant la législation relative au "droit du patient" majeur ou mineur pour préserver la confidentialité et le secret médical, -  Valider les données destinées, via les outils de télétransmissions, aux diverses catégories de caisses de sécurité sociale et organismes complémentaires, pour facturer et faire financer correctement la prestation, -  Appliquer à la création d’un support d’information au moyen d'outils bureautique les règles et méthodes de communication pour véhiculer un message clair et efficace à un public cible.      Organisation -  Assurer une planification cohérente et optimale des rendez-vous pour garantir le bon fonctionnement du service ou de la structure de santé, -  Garantir la disponibilité des dossiers lors des consultations pour assurer l'information du médecin, -  Gérer les stocks de consommables spécifiques à l’activité médicale pour garantir leur disponibilité aux professionnels de santé, -  Assurer le stockage en fonction des critères d'hygiènes, de sécurité et de conservation, -  Alimenter et utiliser les tableaux de bord de la structure pour fournir les indicateurs ou les données nécessaires à la hiérarchie, -  Jongler avec des tâches, des interlocuteurs, des interférences et des aléas pour faire face à des sollicitations multiples simultanées.