Secrétaire technique

Le/la Secrétaire Technique exerce son activité dans une entreprise libérale ou un établissement du secteur de la santé (cabinets de dermatologie, cabinets médicaux, cabinets dentaires, cabinets de radiologie, laboratoires d’analyses de biologie médicale, cliniques, hôpitaux) ou du cadre de vie (entreprises d’architecture, cabinets d’économistes de la construction.). Il/elle est autonome dans son activité qu’il/elle exerce sous la responsabilité du chef d’entreprise. L’emploi visé est constitué de quatre activités transverses à toutes les entreprises et d’une activité d’appui technique propre au cœur de métier de l’entreprise.      Option Entreprise de santé Le/la secrétaire technique est le lien entre les patients et le professionnel de santé. Il/elle maîtrise le vocabulaire médical ainsi que l’ensemble de l’environnement professionnel : les acteurs amont et aval, les dispositifs de prise en charge, les partenaires. Il/elle exerce sous l’autorité du professionnel et doit en outre respecter le secret médical et déontologie. Il/elle identifie et gère les urgences.      Option Entreprise du Cadre de vie Le/la secrétaire technique d’architecte ou d’économiste de la construction a une mission d’appui technique. Il/elle intervient sur les dossiers de l’entreprise pour toute la dimension appels d’offres, réponse aux concours, dépôts de permis de construire, pour contribuer notamment au respect du code des marchés publics. Compte tenu de l’activité liée aux chantiers, il/elle est très souvent seul(e) au bureau et doit donc en autonomie être le référent de l’entreprise aussi bien vis à vis des interlocuteurs externes que pour ses collègues en déplacement. Liste des activités visées par le diplôme, le titre ou le certificat ·Accueil et standard ·Rédaction et saisie de documents ·Comptabilité ·Aide à la gestion de l’entreprise ·Secrétariat technique (option entreprise de santé ou option entreprise du cadre de vie)

Le (la) titulaire est capable de : • Assurer l’accueil • Gérer l’espace accueil • Communiquer par téléphone • Filtrer les appels téléphoniques • Prendre, transmettre et assurer le suivi des messages • Prendre des rendez-vous et les reporter sur un agenda (manuel et informatique) • Gérer la messagerie électronique • Utiliser les fonctions de base et avancées de WORD • Saisir et mettre en forme des documents • Utiliser les fonctions de base et avancées d’EXCEL • Utiliser Outlook et Internet • Rédiger des courriers professionnels • Effectuer des recherches sur Internet • Passer les écritures comptables • Encaisser les honoraires • Saisir une facture ou une note d’honoraire • Remplir les obligations administratives et sociales de l’entreprise en matière de gestion du personnel • Gérer le stock • Assurer l’organisation administrative de l’entreprise      Option Entreprise de santé • Créer et suivre un dossier patient • Traduire les codes et les actes à partir d’un répertoire • Constituer les dossiers de demande de remboursement caisses et mutuelles • Contrôler les remboursements des caisses et mutuelles • Appliquer les mesures d’hygiène et de sécurité • Assurer l’accueil en situation d’urgence • Identifier le type et le niveau d’urgence       Option Entreprise du Cadre de vie • Réunir la documentation nécessaire à la réponse aux appels d’offres • Réunir les pièces constitutives d’un dossier de permis de construire • Organiser administrativement les dossiers de consultation des entreprises • Organiser administrativement les dossiers de consultation des entreprises • Utiliser les outils adaptés pour assurer le suivi administratif et financier du chantier • Appliquer la procédure de suivi d’un chantier