Préparer les espaces d’accueil et de consultation de la structure, en veillant au respect des règles d’hygiène et de confidentialité en vigueur et en prenant en compte l’accessibilité des personnes en situation de handicap ou de vulnérabilité de façon raisonnable afin de favoriser des bonnes conditions d’attente et de consultation ainsi qu’une bonne image de la structure. Accueillir de façon multimodale les clients et les interlocuteurs de la structure sans discrimination, en identifiant la situation de handicap ou de vulnérabilité éventuelle de la personne, en adaptant sa communication et les conditions matérielles et numériques pour instaurer une relation de confiance et donner un premier niveau d’information. Dans le cadre du périmètre de délégation, traiter les demandes extérieures à la structure, en identifiant correctement la demande, de façon confidentielle et sécurisée, en identifiant des besoins spécifiques liés à la situation de handicap ou de vulnérabilité du client, en utilisant les modalités de communication adéquates afin de transmettre des informations fiables et autorisées ou afin d’orienter la demande vers les interlocuteurs concernés. Organiser et réaliser en interne la diffusion des informations autorisées et pertinentes au regard de l’activité de la structure auprès des collaborateurs concernés en utilisant la modalité appropriée afin de favoriser la réussite des dossiers en cours et à venir. Selon les orientations de la structure, planifier les activités de la structure, en tenant compte : de la nature de l’événement, du calendrier opérationnel, du degré de priorité du dossier, des impératifs et des disponibilités des collaborateurs, et en utilisant les outils de planification appropriés de manière efficace, afin d’optimiser la gestion des temps et des coûts des dossiers pour assurer la satisfaction des clients. Organiser les activités (réunions et déplacements) des membres de la structure, en les informant de façon fiable, en préparant les documents nécessaires, en adaptant les durées et la logistique en fonction de leurs calendriers et en optimisant les coûts afin de garantir la bonne réalisation des activités. Après la validation par sa hiérarchie, constituer le dossier en collectant les documents et les informations nécessaires en respectant la réglementation en vigueur, en fonction de la nature du dossier de façon complète et confidentielle, et en les agençant selon le classement défini par la structure afin d’entreprendre les actions et les démarches nécessitées par la demande du client. A partir des orientations fixées par sa hiérarchie, établir les conventions, les devis et les documents contractuels nécessaires, en complétant les différentes rubriques des documents, en respectant les mentions obligatoires afin de contractualiser les engagements liés à la prestation. A partir d’un modèle correctement identifié et complété, rédiger des projets de documents administratifs et juridiques à l’aide des outils disponibles, en respectant les règles d’orthographe, de grammaire et de syntaxe, pour obtenir une présentation conforme aux critères de la structure. A partir d’une liste fournie par la hiérarchie ou les instances administratives ou juridiques, compiler les pièces administratives ou juridiques à joindre aux documents validés, en vérifiant leur complétude ainsi que leur conformité, pour l’accomplissement des formalités et des démarches. Suivre et actualiser le dossier du client, en le complétant avec les documents et les informations nécessaires, en communiquant avec les interlocuteurs opportuns de façon sécurisée, et en mettant en place des alertes conformes au calendrier opérationnel afin de garantir le bon avancement du dossier dans les échéances requises. Dans le cadre du périmètre de délégation, informer le client en répondant à ses sollicitations et/ou réclamations de façon confidentielle et sécurisée, en désamorçant les tensions et les conflits potentiels, en adaptant sa communication au regard d’une éventuelle situation de handicap et/ou de vulnérabilité, pour préserver une relation de confiance. Établir les différentes factures et notes de frais en saisissant les informations de façon exacte et correcte, en intégrant les mentions obligatoires en fonction de l’avancement des dossiers afin de permettre le paiement des prestations et des frais annexes engagés par la structure. Selon les autorisations données par l’employeur, suivre le processus de règlement en effectuant les démarches nécessaires (reporting régulier, relances) pour obtenir le paiement des prestations et des frais annexes engagés par la structure. En garantissant la sécurité et la confidentialité des informations, élaborer un plan de classement des archives physiques et numériques, en tenant en compte l’organisation de la structure pour faciliter la recherche des documents. Classer les documents et les dossiers dans le respect de la confidentialité, en prenant en compte le plan de classement existant dans la structure, en sélectionnant les documents de façon correcte, en respectant l’intégrité du dossier, et conformément aux délais légaux de conservation, pour assurer la préservation des informations en lien avec l’activité de la structure