Secrétaire médical et médico-social

RNCP40578BC01Prendre en charge les usagers dans le cadre d’une structure médicale ou médico-sociale

• Réceptionner les usagers de manière adaptée à leurs spécificités et notamment aux différentes situations de handicaps, en collectant les documents nécessaires au rendez-vous conformément à la procédure d’identitovigilance pour initier leur prise en charge dans le respect de la confidentialité. Prendre en charge les appels téléphoniques des usagers selon les instructions de la structure en faisant preuve d’écoute active pour assurer une réponse de premier niveau le plus souvent concrétisée par une prise de rendez-vous, et s’assurer de sa compréhension notamment par les personnes souffrant de handicap auditif. Évaluer, avec sang-froid, les situations sensibles dans le cadre de l’attente physique ou téléphonique en identifiant le degré d’urgence pour intervenir dans la limite de ses responsabilités ou solliciter un intervenant extérieur. Saisir, dans le logiciel métier, les données administratives de l’usager, à partir des pièces exigées par l'identitovigilance pour créer ou mettre à jour le dossier, s’assurer de la couverture sociale du patient afin d’activer la télétransmission dans le respect de la confidentialité. Transcrire les dictées vocales ou numériques, ainsi que les notes écrites par les professionnels en documents respectant les règles de correspondance médicale, pour actualiser numériquement le dossier de l’usager afin d’assurer sa traçabilité. Élaborer la FSE (feuille de soin électronique). en mode Sésame-Vitale en renseignant les différentes données nécessaires à la facturation pour permettre ensuite la télétransmission de la FSE Planifier, au sein du logiciel dédié, les rendez-vous en fonction du degré d’urgence, des contraintes des services et de l’usager, notamment les personnes en situation de handicap, pour assurer la suite du parcours soins

Évaluation : Etude de cas et mise en situation professionnelle simulée

RNCP40578BC02Contribuer à la gestion administrative et à la démarche qualité de la structure médicale ou médico-sociale

• Ajuster les plannings de l’équipe au gré des contraintes et imprévus en les mettant à jour après vérification des disponibilités et des contraintes des parties concernées pour maintenir la capacité de prise en charge de la structure. Classer les documents papier ou numériques au sein du dossier de l’usager, selon leur typologie et les règles de classement et de nommage en vigueur dans la structure pour faciliter leur accès à tous les publics concernés, et notamment les personnes en situation de handicap (visuel, préhension, accessibilité numérique restreinte…) Archiver les dossiers papier ou numériques en respectant les obligations légales de durée, fiabilité, pérennité et confidentialité pour faciliter la récupération éventuelle d’informations par les parties prenantes habilitées. Surveiller la disponibilité des consommables en vérifiant l’état des stocks via l’inventaire ou l’outil de gestion pour effectuer si besoin les commandes de fournitures et de matériel médical nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Rédiger les documents concernant le fonctionnement de la structure (affiches, consignes, signalétique…) à partir des instructions reçues de l’autorité référente et en utilisant les outils bureautiques appropriés pour informer tous les usagers de façon lisible et compréhensible par tous. Contrôler quotidiennement l’application des règles d’hygiène et de sécurité en vérifiant le matériel et la propreté des espaces d’accueil et d’attente de la structure pour assurer la sécurité physique et sanitaire de l’usager. Identifier les insuffisances ou dysfonctionnements de la prise en charge du/des publics, en analysant ses pratiques et les retours des usagers, pour proposer des axes d’amélioration afin de contribuer à la performance de la structure. Sécuriser son environnement de travail numérique en appliquant les bonnes pratiques de cybersécurité afin de protéger les données de l’usager.

Évaluation : Dossier professionnel constitué de fiches d'activités.