Gestionnaire de projets évènementiels

RNCP31163BC02Organiser l’évènement

• Descriptif : CE.1 - A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, établir une check list opérationnelle : Identifier les phases du projet, Paramétrer les outils de suivi et de pilotage, Prendre en compte les contraintes et les ressources allouées. CE.2-Sécuriser l’organisation de l’événement sous l’autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et ou de sa hiérarchie prendre connaissance des caractéristiques du lieu de déroulement de l’évènement identifieles contraintes et règlementations liées à l’évènement identifier le cadre juridique spécifique à l’évènement diagnostiquer les facteurs de risques liés à l’évènement identifier les prestataires de sécurité et/ou de secours veiller au respect de la règlementation ERP (établissement recevant du public) entreprendre les démarches administratives avec les autorités compétentes (de protection civile, de police et gendarmerie, les collectivités territoriales compétentes, les services déconcentrés de l’Etat selon les manifestions proposées (DRAC, Rectorat, Jeunesse et Sports par exemple), mais aussi avec les institutions privées, •verifier que les contrats de prestataires (son, lumière, catering, sécurité..)souscrits sont conformes à la nature de l'évenement. CE 3 s’assurer de la conformité de l’environnement administratif et juridique de l’évènement établir les déclarations nécessaires (de type CNIL, SACEM, SACD par exemple), contracter les assurances idoines établir les contrats de travail des différents intervenants (intermittents, interimaires , artistes..) CE.4.1 Identifier et proposer au Chef de Projet les prestataires et intervenants : mobiliser son réseau professionnel participer à l’analyse des propositions de prestations de sous-traitants (catering, sécurité, technique etc.) négocier les modalités d’intervention et dans certains cas les conditions financières respecter le budget alloués •s'assurer de l'application des principes d'éco respon

RNCP31163BC03Communiquer autour de l’évènement

• Descriptif : CE.1 Réalisation des supports de communication Définir et suivre les éléments de communication concevoir et/ou animer divers supports de communication (flyers, affiches, invitations, site internet, web, newsletter, réseaux sociaux) respecter la charte graphique du client sur l’ensemble des supports de communication assurer la relation presse/media…) collaborer, le cas échéant, avec les agences ou services de communication préparer la signalétique du jour J anticiper la mise en place des éléments scénographiques assurer le suivi des relations publiques (remerciements, cadeaux (goodies) envers le public cible et les diverses institutions assurer le suivi des relations presse CE.2 Création et animation des communautés virtuelles en appliquant la stratégie de présence de l’évènement sur les réseaux sociaux (viralité) répondre aux objectifs déterminés modérer et alimenter au quotidien les plateformes existantes s’assurer de l’utilisation des médias sociaux les plus pertinents (nouveaux outils ou médias sociaux de type Facebook, Dailymotion, Twitter,YouTube…) Modalités d’évaluation ME.1/2 Cas d’entreprise : Dans le cadre d’un cas fictif ou réel d’entreprise relatif à la gestion globale d’un évènement, l’évaluation est mesurée par la production de supports de communication, la diffusion d’une information ciblée

RNCP31163BC04Assurer le bon déroulement de l’évènement

• Descriptif : CE.1. Mettre en œuvre des phases de réalisation de l’évènement respecter la feuille de route pré établie assurer le commissariat de son périmètre d’activité distribuer les consignes à tous les intervenants s’assurer du bon fonctionnement des moyens de communication avec tous les membres de l’équipe et intervenants (services, techniques et de sécurité…) anticiper et réagir aux situations impromptues appliquer les procédures de sécurité en vigueur (sécurisation des lieux et des personnes) veiller au respect des délais par les prestataires superviser l’accueil du public clôturer l’évènement en présence de l’ensemble des équipes (démontages par exemple) CE.2 CA.2 Participer au débriefing de l’organisation de l’évènement en relevant les aspects positifs et négatifs du déroulement de la manifestation dans le cadre de son périmètre d’intervention en remontant les informations relatives à la qualité perçue par le public cible évaluer la rentabilité des différents postes budgétaires (salaires, investissements, rapport heures travaillées heures facturées, marge sur les prestataires..) en rédigeant un rapport synthétique à destination du chef de projet et/ou du client Administrer un questionnaire de à l’attention du public cible récupération de données diverses sur la typologie du public et créer un fichier a exploiter) CE.3 Capitaliser l’ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations etc) et comptables, les comptes rendus des séances de travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse, en réalisant une archive en formalisant les remarques visant à améliorer la tenue du nouvel événement, Modalités d’évaluation ME.1 Cas d’entreprise : Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, élaborer les briefs à destination des différents prestataires pour assurer la bone coordination des équipes le jour J. ME.2 Cas d’entreprise : Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, préparer le bilan de l’événement en soulignant les points f